1. O que é a Portaria 671/2021
A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência consolidou e atualizou as regras sobre registro eletrônico de ponto no Brasil. Ela substituiu as antigas Portarias 1.510/2009 e 373/2011, unificando em um único normativo todas as regras para controle de jornada eletrônico.
A Portaria estabelece três modalidades de registro de ponto eletrônico, define requisitos técnicos para cada uma, regulamenta os arquivos obrigatórios (AFD e AFDT) e traz maior flexibilidade para empresas que adotam sistemas em nuvem e aplicativos móveis.
2. Quem está obrigado ao ponto eletrônico
O controle de jornada é obrigatório para empresas com mais de 20 empregados, conforme o artigo 74 da CLT. No entanto, a forma de controle pode variar:
- Manual: livro ou folha de ponto (permitido, mas cada vez menos comum).
- Mecânico: relógio de ponto cartográfico.
- Eletrônico: sistemas digitais, regulados pela Portaria 671.
Convenções e acordos coletivos podem alterar essa obrigatoriedade, inclusive para empresas menores. Além disso, categorias específicas (como cargos de confiança e trabalhadores externos sem controle de horário) são dispensadas do registro.
3. REP-P (Programa): o mais moderno
O REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa) é a modalidade mais flexível e moderna. Trata-se de um software (programa de computador, aplicativo mobile ou plataforma web) que registra os horários de entrada e saída dos trabalhadores.
Requisitos obrigatórios do REP-P:
- Certificação pelo INPI: o programa deve ter registro de software junto ao Instituto Nacional da Propriedade Industrial.
- Emissão de comprovante: pode ser eletrônico (PDF, e-mail, push notification) — não precisa ser impresso.
- Dados mínimos do comprovante: nome do empregador, local da prestação, nome do empregado, data e horário da marcação.
- Geração do AFD (Arquivo Fonte de Dados): arquivo com todos os registros, disponível para extração a qualquer momento.
- Não permitir alteração dos registros originais: marcações podem ser tratadas (abonos, justificativas), mas o registro original deve ser preservado.
Vantagens do REP-P: custo mais baixo (sem hardware dedicado), escalabilidade, acesso remoto, integração direta com sistemas de folha de pagamento e portabilidade (funcionários podem bater ponto pelo celular).
4. REP-A (Alternativo) e REP-C (Convencional)
REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
O REP-A é qualquer sistema eletrônico de registro de ponto autorizado por convenção ou acordo coletivo. Funciona de forma semelhante ao REP-P, mas sem a obrigatoriedade de certificação INPI. Requisitos:
- Previsão em convenção ou acordo coletivo de trabalho vigente.
- Geração de arquivo eletrônico com os registros (equivalente ao AFD).
- Disponibilização dos dados para fiscalização.
REP-C — Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
O REP-C é o equipamento físico dedicado (hardware), herdeiro do antigo REP da Portaria 1.510. Características:
- Equipamento com memória MRE (Memória de Registro de Ponto) inviolável.
- Impressão obrigatória de comprovante em papel a cada marcação.
- Certificação pelo INMETRO.
- Porta USB para extração do AFD.
- Relógio interno com precisão mínima de 1 minuto por ano.
Atenção: o REP-C é a opção mais cara e menos flexível, mas ainda é utilizado por muitas empresas, especialmente em ambiente industrial. A tendência é a migração gradual para REP-P.
5. AFD e AFDT — arquivos obrigatórios
A Portaria 671 define dois arquivos essenciais para o controle de ponto:
AFD (Arquivo Fonte de Dados)
Contém todos os registros de marcação de ponto, na ordem cronológica, sem qualquer tratamento. Cada linha representa uma marcação (entrada, saída, intervalo). O AFD deve:
- Ser gerado automaticamente pelo sistema (REP-P, REP-A ou REP-C).
- Estar disponível para extração pela fiscalização a qualquer momento.
- Conter: NSR (Número Sequencial de Registro), data, hora, PIS/CPF do empregado e tipo de operação.
AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados)
É o arquivo que contempla os registros após o tratamento: abonos, justificativas de ausência, compensações e ajustes. Representa a jornada "real" considerada para fins de pagamento. Deve conter:
- Marcações originais + marcações tratadas.
- Justificativas para alterações (falta justificada, abono médico, etc.).
- Identificação do responsável pelo tratamento.
6. Biometria, facial e geolocalização
A Portaria 671 não proíbe nem obriga nenhuma tecnologia específica de identificação. As opções mais comuns são:
- Biometria digital: a mais tradicional, usada principalmente em REP-C. Confiável, mas exige contato físico com o sensor.
- Reconhecimento facial: ganhou força após a pandemia. Funciona em REP-P (via celular ou tablet) e em totens dedicados. Rápido e sem contato.
- Geolocalização (GPS): essencial para trabalhadores externos. O REP-P pode registrar as coordenadas geográficas junto com a marcação, comprovando que o colaborador estava no local de trabalho.
- Senha/PIN: mais simples, menos seguro. Aceitável, mas não recomendado como único método.
Dica: para empresas com trabalhadores em home office ou em campo, a combinação reconhecimento facial + geolocalização via REP-P oferece segurança jurídica e praticidade.
7. Banco de horas e compensação
O sistema de ponto eletrônico deve controlar adequadamente o banco de horas, conforme a CLT e a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017):
- Banco de horas anual: requer acordo individual escrito ou convenção/acordo coletivo. Compensação em até 6 meses (acordo individual) ou 12 meses (coletivo).
- Compensação na mesma semana: pode ser por acordo individual tácito (jornada 4x1, por exemplo).
- Limites: máximo de 2 horas extras por dia, respeitando o teto de 10 horas diárias.
- Saldo negativo: deve ser controlado e compensado dentro do período acordado, sob pena de desconto em folha.
O sistema de ponto deve apresentar o saldo acumulado de cada trabalhador em tempo real, facilitando a gestão e evitando passivos trabalhistas.
8. Espelho de ponto e assinatura digital
O espelho de ponto (ou folha de ponto) é o documento consolidado da jornada mensal de cada trabalhador. Ele resume:
- Horários de entrada, saída e intervalos de cada dia.
- Horas normais, extras, noturnas e faltas.
- Saldo de banco de horas.
- Justificativas de abonos e ajustes.
Com o REP-P, o espelho pode ser assinado digitalmente pelo empregado (via app ou plataforma web), eliminando a necessidade de impressão e assinatura física. Isso é válido juridicamente desde que o sistema garanta:
- Identificação inequívoca do empregado (login + senha, biometria ou certificado digital).
- Registro da data e hora da assinatura.
- Impossibilidade de alteração posterior.
9. O que a fiscalização mais avalia
Os auditores-fiscais do trabalho, ao inspecionar o controle de jornada, costumam focar nos seguintes pontos:
- Existência e integridade do AFD: o arquivo deve estar disponível imediatamente, sem necessidade de "gerar" na hora.
- Marcações britânicas: quando todos os empregados marcam exatamente o mesmo horário todos os dias (ex: 08:00 / 12:00 / 13:00 / 17:00), isso levanta suspeita de fraude.
- Coerência entre AFD e AFDT: os ajustes no AFDT devem ser rastreáveis e justificados.
- Intervalo intrajornada: o sistema deve garantir o registro do intervalo mínimo (1 hora para jornadas acima de 6 horas, salvo acordo coletivo para 30 minutos).
- Horas extras não pagas: diferença entre marcações reais e horas efetivamente pagas na folha.
- Comprovante de marcação: no REP-C, impressão obrigatória. No REP-P, comprovante eletrônico disponível ao empregado.
- Certificação do sistema: REP-P com registro INPI; REP-C com certificação INMETRO.
Atenção: a multa por infração ao controle de jornada pode chegar a R$ 4.025,33 por empregado prejudicado, conforme a NR-28. Em caso de reincidência, os valores são dobrados.